Hướng dẫn chi tiết cách kết nối máy quét mã vạch với Excel

13/01/2023
hướng dẫn cách kết nối máy quét mã vạch với excel

Hiện nay, máy quét mã vạch đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau bởi những tính năng, tiện ích mà nó mang lại. Một trong những câu hỏi chúng tôi nhận được nhiều nhất từ khách hàng đó là làm thế nào để kết nối máy quét mã vạch với Excel? Để trả lời cho câu hỏi đó, sau đây HTmart sẽ hướng dẫn chi tiết cách kết nối máy quét mã vạch với Excel để bạn có thể tự thao tác một cách đơn giản mà không cần đến sự trợ giúp của nhân viên kỹ thuật.

Máy quét mã vạch là một trong những thiết bị mã vạch được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau bởi những tính năng, tiện ích mà nó mang lại. Máy đọc mã vạch sẽ thực hiện giải mã và truyền dữ liệu tới máy chủ, giúp công việc kiểm soát, thanh toán, đối chiếu của bạn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Một trong những câu hỏi chúng tôi nhận được nhiều nhất từ khách hàng đó là làm thế nào để kết nối máy quét mã vạch với Excel? Để trả lời cho câu hỏi đó, sau đây HTmart sẽ hướng dẫn chi tiết cách kết nối máy quét mã vạch với Excel để bạn có thể tự thao tác một cách đơn giản mà không cần đến sự trợ giúp của nhân viên kỹ thuật.

kết nối máy quét mã vạch với Excel

1. Khi nào cần phải kết nối máy quét mã vạch với Excel

Không phải tất cả người dùng khi sử dụng máy đọc mã vạch đều cần phải kết nối với ứng dụng Excel. Khi bạn sử dụng Excel để thống kê dữ liệu, kiểm soát, quản lý hàng hóa thì lúc này bạn mới cần phải kết nối máy quét mã vạch với Excel. 

Để công tác theo dõi, quản lý hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả nhất thì bạn chỉ nên lựa chọn sử dụng phần mềm Excel khi khối lượng dữ liệu cần xử lý không quá lớn. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức cần quản lý một khối lượng lớn dữ liệu thì các phần mềm chuyên dụng sẽ là lựa chọn tối ưu nhất để đảm bảo tính chính xác cao.

2. Hướng dẫn kết nối máy quét mã vạch với Excel đơn giản nhất

Dưới đây HTmart sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn 4 bước kết nối máy đọc mã vạch với phần mềm Excel đối với đa số các loại máy quét barcode trên thị trường. Đầu tiên trước khi đi vào các bước kết nối, một điều không thể thiếu là bạn phải có một chiếc máy quét phù hợp.

Trang bị sẵn một chiếc máy quét phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn

Trên thị trường máy quét mã vạch sôi động như hiện nay, có rất nhiều dòng máy quét mã vạch khác nhau từ hình thức, tính năng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau. Mỗi dòng máy quét sẽ phù hợp với từng nhu cầu sử dụng khác nhau để có thể phát huy tối đa công suất cũng như các tính năng của nó. Ví dụ điển hình, khi bạn là chủ một cửa hàng tạp hóa nhỏ với lưu lượng khách không quá lớn thì một chiếc máy quét mã vạch cầm tay 1D là lựa chọn hợp lý dành cho bạn, giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí đầu tư. Ngoài ra, bạn cần căn cứ vào loại mã vạch mà bạn cần quét để chọn cho mình máy quét phù hợp nhất. Hiện nay có 2 loại mã vạch phổ biến nhất đó là : mã vạch 1D và mã vạch 2D (qr code,..). Các tiêu chí như cổng giao tiếp, tốc độ quét của máy, thiết kế cầm tay không dây, có dây hay thiết kế để bàn,...cũng giúp bạn xác định được bạn đang cần mua dòng máy quét nào.

Bước 1. Kết nối máy quét mã vạch với máy chủ 

Sau khi sở hữu máy quét phù hợp, tiến hành thực hiện kết nối máy đọc mã vạch với máy chủ ( Laptop, PC)

  • Đối với dòng máy quét mã vạch cầm tay có dây hoặc máy quét để bàn

Thông thường các dòng máy quét này đều có dây dẫn gồm 2 đầu: 1 đầu USB và 1 đầu RJ45. Để tiến hành kết nối bạn chỉ cần cắm đầu RJ45 vào cổng kết nối của máy quét barcode và đầu USB còn lại sẽ cắm vào cổng USB máy chủ của bạn. Khi máy được kết nối thành công sẽ có tiếng hoặc đèn LED báo hiệu.

  • Đối với dòng máy quét mã vạch không dây

Máy quét mã vạch không dây bluetooth được kết nối với máy chủ thông qua dây cáp kết nối với chân đế hoặc có thể kết nối trực tiếp với máy chủ mà không cần dây cáp. Với trường hợp kết nối với chân đế, bạn có thể thực hiện tương tự như đối với máy quét mã vạch có dây, sau khi chân đế đã được kết nối với máy chủ thông qua dây cáp, đầu đọc của máy quét sẽ tự động thiết lập kết nối với bluetooth.

Với trường hợp kết nối trực tiếp, bạn chỉ cần bật bluetooth ở máy chủ và tiến hành tìm kiếm thiết bị và tiến hành ghép đôi.

Bước 2. Kết nối máy đọc mã vạch với phần mềm Excel để tiến hành nhận dữ liệu

Sau khi hoàn thành bước 2, lúc này máy quét đã được kết nối với máy chủ thành công, điều bạn cần làm tiếp theo là khởi động phần mềm Excel trong máy chủ của mình. 

Khi đã ở trong giao diện Excel, bạn cần làm một số thao tác sau:

  • Di chuyển con trỏ chuột hiển thị vào ô mà bạn muốn bắt đầu điền dữ liệu
  • Tiến hành quét mã vạch 
  • Khi mã vạch được đọc thành công, bạn có thể quan sát rằng dữ liệu sau khi quét đã được hiển thị tại vị trí con trỏ chuột bạn đã chọn trước đó.

Tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở bước này, nếu bạn tiến hành quét mã vạch liên tục thì dữ liệu sẽ tiếp tục được nhập vào ô bạn đã chọn mà không tự động xuống hàng, đây là chế độ mặc định của máy quét mã vạch. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta cùng theo dõi bước tiếp theo.

Bước 3. Set Enter

Đối với bất kỳ một dòng máy quét mã vạch nào đều được kèm theo một cuốn sách hướng dẫn sử dụng trong hộp sản phẩm khi mua. Nhà sản xuất đã in các đoạn mã cài đặt cho phép người dùng có thể thực hiện reset máy, set enter và một số các thao tác cài đặt hỗ trợ khác.

Để tiến hành Set Enter cho máy quét mã vạch, bạn cần tìm kiếm từ khóa “Add An Enter Key” sau đó dùng máy quét của bạn quét mã này. Sau khi quét xong, chế độ Enter xuống dòng sẽ được cài đặt ngay lập tức. Đối với trường hợp máy quét của bạn có tới 3 mã Enter Key thì cũng đừng lo lắng, bạn chỉ cần thao tác quét lần lượt từ mã 1 tới mã thứ 3 sẽ hoàn thành Set Enter.

Set Enter

Bước 4. Test thử

Để chắc chắn rằng bạn đã cài đặt Enter thành công, bạn có thể quét thử để kiểm tra lại. Nếu mỗi lần quét dữ liệu tự động nhảy xuống hàng tiếp theo thì chúc mừng, bạn đã cài đặt thành công. Ngược lại nếu dữ liệu vẫn nằm ở ô mà bạn đã chọn ở bước thứ 2 thì bạn có thể thực hiện lại bước thứ 3. Nếu không thành công thì có thể máy quét mã vạch của bạn đang bị lỗi. Bạn có thể tham khảo nguyên nhân và biện pháp khắc phục lỗi máy quét mã vạch qua bài viết Các lỗi thường gặp với máy quét mã vạch, nguyên nhân và cách khắc phục.

Trên đây HTmart đã hướng dẫn chi tiết cách kết nối máy quét mã vạch với Excel đơn giản nhất. Hy vọng qua bài viết bạn có thể tự kết nối cho máy quét của mình, nếu gặp khó khăn trong quá trình kết nối, bạn có thể liên hệ trực tiếp với kỹ thuật của HTmart qua số Hotline hoặc Fanpage để có thể được hỗ trợ một cách nhanh nhất. 

Bình luận

Không tìm thấy bài viết

Viết bình luận
ĐẠI TIỆC KHUYẾN MẠI - HAPPY NEW YEAR 2023
ĐẠI TIỆC KHUYẾN MẠI - HAPPY NEW YEAR 2023 Chi tiết khuyến mại
Thời gian Khuyến mại chỉ còn :
Giảm 11%
8,500,000 VND 7,590,000 VND
Bảo Hành12 Tháng BrandCipherlab Khoảng Giá (VNĐ)5 Triệu - 8 Triệu Xuất XứTaiwan
máy in hóa đơn bluetooth 5802dd
Giảm 18%
1,700,000 VND 1,399,000 VND
Bảo Hành12 Tháng Cổng kết nốiBluetooth Công nghệ inin nhiệt trực tiếp/ gián tiếp Khổ giấy in (Max)58mm Loại máyCầm tay
máy in bill xprinter A160H
Giảm 21%
1,390,000 VND 1,100,000 VND
Bảo Hành15 Tháng BrandXPRINTER Khoảng Giá (VNĐ)1 Triệu - 3 Triệu Xuất XứTrung Quốc Cổng kết nốiUSB/LAN
Giảm 31%
1,290,000 VND 890,000 VND
Bảo Hành12 Tháng BrandDATAPOS Khoảng Giá (VNĐ)Dưới 1 Triệu Xuất XứChina Cổng kết nốiRJ11
43,300,000 VND
Bảo Hành12 Tháng BrandZEBRA Xuất XứUSA Cổng kết nốiRS-232, USB2.0, Ethernet 10/100 & Bluetooth 2.1 Công nghệ inin nhiệt trực tiếp
Máy In Hóa Đơn Gprinter GP-5890XIII K58mm
Giảm 42%
990,000 VND 570,000 VND
Bảo Hành12 Tháng BrandGprinter Khoảng Giá (VNĐ)Dưới 1 Triệu Cổng kết nốiUSB/LAN Công nghệ inin nhiệt trực tiếp
1,350,000 VND
Chế độ quétQuét cầm tay - Bấm quét Công nghệ tích hợpCMOS (imager) Loại mã vạch quét1D + 2D Bảo Hành12 Tháng BrandShangchen
1,315,000 VND
Cổng kết nốiUSB Công nghệ tích hợpLaser Đơn tia Loại mã vạch quét1D Tốc độ quét200 scans/s Bảo Hành12 Tháng