Ứng dụng mã vạch trong quản lý hệ thống kho: Giải pháp mới không lo thất thoát hàng hóa

Nhu cầu và sự cần thiết của hệ thống quản lý kho (WMS)

Công việc quản lý hệ thống kho hàng hóa là một phần không thể thiếu trong các chuỗi cung ứng của tất cả các doanh nghiệp. Mỗi sản phẩm bán ra đến tay khách hàng, công việc quản lý kho sẽ đảm nhiệm các luồng công việc quan trọng như: quản lý xuất- nhập hàng về kho, quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa. Trước đây, các công việc kiểm kho thường phải thực hiện bằng tay, thao tác thực hiện thủ công trên giấy, công việc này dẫn đến có nhiều hạn chế trong quá trình kiểm kho như: nhầm lẫn sản phẩm, sai sót, thời gian xử lý lâu, khó nhìn nhận được toàn bộ hệ thống tổng thể một cách tức thời.

Chính vì thế, đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, giải quyết bài toán tồn kho là một vấn đề cấp thiết và quan trọng hàng đầu. Quản lý kho không tốt sẽ dẫn đến: số lượng hàng tồn đọng trong kho, quản lý hàng thủ công, tốn nhiều thời gian và nguồn nhân lực, cập nhật không kịp thời, kiểm soát không hết nếu số lượng hàng quá lớn… Những yếu tố này ảnh hưởng nghiêm trọng tới chiến lược kinh doanh và kế hoạch của công ty.

Vậy làm sao để doanh nghiệp quản lý kho một cách hiệu quả nhất, nắm bắt kịp thời chính xác số lượng hàng hóa với thời gian nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất?

Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch với máy đọc mã vạch sẽ là câu trả lời tốt nhất cho câu hỏi này bằng những lợi ích to lớn dành cho doanh nghiệp.

Lợi ích của mã vạch trong quản lý kho

• Giảm chi phí hoạt động kinh doanh và tăng lợi nhuận

• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

• Hiểu rõ về hàng tồn kho, thời gian tồn kho quyết định phương án kinh doanh phù hợp

• Quản lý tốt hàng tồn kho, giảm 90% thiệt hại do hàng hóa tồn quá lâu, hàng bị giảm giá

• Giúp quyết định nhập hàng, sản xuất mới

• Đáp ứng nhanh chóng các đơn đặt hàng của khách hàng

• Giảm 100% xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch

• Giảm thời gian nhập và xử lý dữ liệu lên đến 50%

• Hệ thống mã vạch nhận diện chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của ấn phẩm, tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả

Ngày nay, một trong những giải pháp đó là tích hợp WMS vào toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Sự phát triển của hệ thống quản lý kho hàng (WMS) đã giải quyết được các vấn đề nêu trên và tạo ra các hiệu quả khác nhau: tốc độ, độ chính xác, hiệu quả và nhanh chóng. Có rất nhiều giải pháp WMS được tích hợp sẵn, nhưng tất cả các giải pháp đều phải dựa trên công nghệ Auto-ID, sử dụng mã vạch gắn trên mỗi sản phẩm, kết hợp với các thành phần sau, chẳng hạn như: máy quét mã vạch, phần mềm quản lý, máy in mã vạch, v.v.

>> Xem thêm: Máy kiểm kê kho là gì? Ưu điểm của thiết bị kiểm kho hiện nay

Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho hàng

Với cách tạo mã vạch quản lý nguồn gốc sản phẩm, chúng ta có thể sử dụng 2 phương pháp sau để có thể dán nhãn cho sản phẩm:

Phương án 1: Mỗi sản phẩm/ gói phải có một mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh số theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng một danh mục sẽ được đánh số thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã được quản lý, nhưng nếu được theo dõi chính xác, nó sẽ giúp lấy được thông tin sản phẩm nhanh.

Phương án 2: Các sản phẩm cùng loại trong lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được chỉ định để phân biệt giữa lô hàng và loại sản phẩm. Thông tin sản phẩm có nhãn này vẫn có thể được tìm thấy, nhưng nó có thể được tìm thấy trong một lô hàng. Nếu lô hàng không được vận chuyển hết hoặc vận chuyển cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đã được phân phối cho khách hàng nào.

Ngày nay, hầu hết các nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất đều dán mã vạch theo cách đầu tiên. Do số lượng lớn các trình tự, điều này tạo ra sự phức tạp trong quản lý mã vạch. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý có chức năng quản lý kho sử dụng mã vạch, cùng một lô hàng hóa sẽ được đánh cùng một mã vạch.

Đối với các sản phẩm có mã IMEI, như sản phẩm điện tử, điện thoại,… bạn cũng có thể quản lý số seri của từng sản phẩm duy nhất để giúp xác định sản phẩm chính xác và thuận lợi cho quá trình bảo hành sau này.

>> Xem thêm: Giải pháp quản lý bán hàng với máy kiểm kho

Quy trình đưa mã vạch trong quản lý hệ thống kho

Khi quản lý hàng tồn kho thường xảy ra hai tình huống: sản phẩm có mã vạch và sản phẩm không có mã vạch. Khi sắp xếp kho hàng cho các sản phẩm chưa có mã vạch, chủ cửa hàng có thể tự tạo mã vạch phù hợp và sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch của sản phẩm. Bạn có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy theo nhu cầu bạn nên lựa chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm.

Mã vạch sẽ được in trên decal, sau đó được gỡ bỏ và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán trên sản phẩm ở công đoạn mỗi khi nó rời khỏi nhà máy hoặc đến giai đoạn sản phẩm hoàn thành và chờ xuất xưởng hoặc lên kệ.

Nhập kho

Với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch đọc lần lượt mã vạch trên hàng hóa trong kho, các thông tin này sẽ được nhập vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho và các thông tin khác liên quan đến kho hàng hóa cần quản lý. Từ lúc nay, sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã số mã vạch.

Xuất kho

Tương tự như công tác nhập kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, sử dụng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy vấn được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

Việc áp dụng mã vạch và sử dụng máy mã vạch trong bán hàng sẽ thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Giải pháp này cung cấp một bước đột phá trong việc mua và bán, hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn và chủ cửa hàng có thể quản lý tốt thông tin hàng hóa, quản lý hàng tồn kho chỉ với một cú nhấp chuột.

Kiểm kho

Trước đây, quy trình kiểm kê kho chủ yếu sử dụng phương pháp đếm và điền chỉ tiêu vào bảng hoặc sổ. Do đó, mỗi lần kiểm kê hàng tồn kho sẽ mất vài ngày để hoàn thành, nhưng con số không chính xác không tuyệt đối.

Khi sử dụng phần mềm và ứng dụng kiểm kho qua mã vạch, công việc kiểm kê sẽ trở nên nhanh chóng, tiện lợi và có độ chính xác cao. Nhân viên quét tất cả các mã vạch trong sản phẩm tồn kho, sau đó kết nối máy đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về xử lý.

Sau khi lấy được số liệu, chương trình sẽ xuất ra báo cáo số lượng thực tế trong kho, đối chiếu với số liệu được quản lý trên máy tính, đồng thời cho phép cập nhật số liệu thực tế này.

Tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý kinh doanh, mã vạch có thể giảm bớt các thao tác nhập dữ liệu và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong hoạt động kinh doanh. 

Trên đây là bài viết HTmart dành cho bạn. Bạn có ý định mua máy đọc mã vạch hay phần mềm bán hàng giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả hãy liên hệ đến chúng tôi.

HTmart Việt Nam phát triển hơn 10 năm trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, phần mềm và thiết bị siêu thị - Mã số mã vạch. Hiện nay, HTmart chuyên cung cấp giải pháp quản lý bán hàng cho siêu thị, shop, cửa hàng và các trung tâm bán lẻ. Giải pháp quản lý bằng mã vạch cho các đơn vị hành chính, bệnh viện, ngân hàng và dịch vụ công cộng.

Nếu có bất cứ thông tin gì thắc mắc về máy đọc mã vạch, bạn có thể liên hệ tới chúng tôi để được đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, chuyên nghiệp hỗ trợ bạn nhé!

Hiện nay HTmart cung cấp dịch vụ vận chuyển và ship hàng miễn phí cho các khách ở khu vực nội thành Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh. Còn đối với những địa chỉ tại khu vực lân cận hoặc bất địa điểm nào trên toàn quốc chúng tôi cũng nhận ship sản phẩm một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. 

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HTMART VIỆT NAM

Hotline/Zalo: 0988.815.496 | 0919.904.826

Địa chỉ:

• Tại Hà Nội: 74 Lạc Hồng, Thanh Xuân

• Tại HCM: 87/2/3 Đ16, KP3, Hiệp Bình Chánh

• Tại Bình Dương: 131/50 Lê Hồng Phong,Thủ Dầu Một

Website: HTmart.vn

Email: HTmartinfo@gmail.com