Tối ưu chi phí setup quầy thu ngân cho các siêu thị mini, shop, cửa hàng

1. Quầy thu ngân là gì? Vai trò của quầy thu ngân trong các siêu thị, shop, cửa hàng

Quầy thu ngân là gì?

Quầy thu ngân hay còn được gọi là bàn thu ngân, đây là vị trí làm việc của nhân viên thu ngân, các khách hàng đến quán mua sắm và sử dụng dịch vụ của cửa hàng, shop, siêu thị sẽ tiến hành thanh toán tại đây. Quầy thu ngân cũng chính là nơi đặt những trang thiết bị, máy móc và đồ vật nhằm hỗ trợ, phục vụ cho quá trình thanh toán.

Ngày nay khi nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao và quỹ thời gian hạn hẹp, việc thanh toán thủ công như trước đây thường tốn rất nhiều thời gian của khách hàng và gây ra tình trạng quá tải tại bàn thu ngân. Chính vì vậy, việc áp dụng các thiết bị máy móc vào trong quá trình làm việc của nhân viên thu ngân là điều hết sức cần thiết, giúp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thanh toán, tăng hiệu quả làm việc cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho cửa hàng, shop và siêu thị.

Vai trò của quầy thu ngân

Để một cửa hàng có thể đi vào vận hành một cách chuẩn xác thì quầy thu ngân là một trong những yếu tố thiết yếu. Có thể nói quầy thu ngân là một trong những yếu tố góp phần trong việc quán của bạn có thể giữ chân khách hàng ở lại và khiến khách hàng quay lại vào lần tiếp theo hay không.

Đối với trải nghiệm cá nhân, trên cương vị là khách hàng, nếu bạn vào một cửa hàng hay một shop đồ nào đấy, bạn phải đứng đợi nhân viên thanh toán trong khoảng thời gian khá dài thì liệu bạn có quay trở lại lần hai hay không ? Câu trả lời của nhiều người sẽ là không. Vậy nên, việc để lại ấn tượng tốt đối với khách hàng trước khi ra về là điều hết sức quan trọng. 

2. Các trang thiết bị, vật dụng cần có cho quầy thu ngân

Việc cửa hàng của bạn có để lại ấn tượng tốt với khách hàng trước khi ra về hay không thì điều quan trọng đó là quá trình thanh toán của khách hàng được diễn ra chính xác và nhanh chóng. Để đáp ứng được điều đó thì quầy thu ngân cần có những trang thiết bị, vật dụng cần thiết. Dưới đây là một số các thiết bị và vật dụng cần có cho quầy thu ngân:

Bàn thu ngân

Để setup được một quầy thu ngân chuẩn thì trước tiên cần phải có một bàn thu ngân( quầy thu ngân) phù hợp với không gian của cửa hàng. Lựa chọn vị trí đặt bàn thu ngân sao cho hợp lý, từ đó chọn ra được kiểu dáng và loại bàn phù hợp. Không chọn bàn thu ngân quá quá cao hoặc quá thấp, sẽ gây khó khăn cho nhân viên thu ngân trong quá trình thanh toán.

Việc lựa chọn màu sắc và chất liệu cũng tùy thuộc vào từng phong cách, màu sắc chủ đạo của từng cửa hàng, shop. Hiện nay có một số mẫu bàn thu ngân phổ biến được làm từ gỗ, sắt hoặc là inox với nhiều kiểu dáng khác nhau. Bạn cũng có thể đặt hàng riêng theo ý muốn của mình.

Máy POS bán hàng/Máy tính và phần mềm quản lý bán hàng

Hiện nay, máy POS bán hàng được sử dụng khá phổ biến ở các shop, cửa hàng và siêu thị mini vì tính năng tiện lợi không cần sử dụng chuột, màn hình cảm ứng dễ dàng thực hiện chỉ cần chạm nhẹ. Các máy POS được cài phần mềm quản lý bán hàng giúp rút ngắn thời gian thanh toán. 

Phần mềm quản lý bán hàng ngoài cài trên máy POS ra còn được cài đặt trong máy tính đặt tại quầy thu ngân. Phần mềm này giúp các chủ cửa hàng, shop, siêu thị dễ dàng nắm bắt được lượng hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, lãi lỗ, giá cả của sản phẩm dịch vụ, hỗ trợ quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

Máy in hóa đơn

Máy in hóa đơn hay còn gọi là máy in bill là một phần không thể thiếu đối với một quầy thu ngân hoàn chỉnh, được dùng để in danh sách sản phẩm, dịch vụ và giá cả kèm theo đối với từng loại tương ứng  cho khách hàng trong quá trình thanh toán. Thành phần đầy đủ của một máy in thông thường gồm có 1 thân máy in,1 cục sạc (adapter), 1 dây nguồn và 1 dây cắm cổng USB vào máy tính. Thường thì máy in hóa đơn sẽ được kết nối với phần mềm quản lý bán hàng để tạo thành một quá trình thống nhất.

Máy in hóa đơn

Máy in mã tem nhãn, mã vạch

Đối với các cửa hàng kinh doanh đồ uống, đặc biệt là các cửa hàng trà sữa hay các quán cafe sử dụng máy in tem nhãn các món và ghi chú riêng của khách hàng để dán lên cốc, ly mang đi

Đối với các mặt hàng không có mã vạch hoặc mã vạch đã bị mờ, bị rách do nhiều nguyên nhân thì nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra lại các mặt hàng và các tem mã vạch đã được in để có thể hạn chế tình trạng nhầm lẫn giá cả các mặt hàng cũng như có thể quản lý sát sao nhất các mặt hàng trên phần mềm bán hàng

Máy quét mã vạch

Mỗi sản phẩm đều có một mã vạch riêng, sử dụng máy quét tại quầy thu ngân sẽ giúo nhân viên thu ngân nhập các mặt hàng một cách chính xác và nhanh chóng bằng cách đưa sản phẩm có dán mã vạch vào trước máy quét mã vạch. Khi đó, máy quét mã vạch sẽ đọc dữ liệu có trên mã vạch là thông tin của sản phẩm đã được mã hóa dưới dạng mã vạch, được kết nối và lưu trữ trên phần mềm bán hàng trước đó. Trang bị máy quét mã vạch cho quầy thu ngân là điều hết sức cần thiết, giúp hoạt động thanh toán tại quầy trở nên dễ dàng và chuẩn xác hơn.

Két thu ngân

Để kiểm soát dòng tiền, sử dụng két thu ngân tại quầy thu ngân để phân loại tiền hiện có. Giúp nhân viên có thể chi trả lại cho khách hàng một cách nhanh chóng mà không bị nhầm lẫn cũng như thất thoát tiền trong quá trình thanh toán.

3. Tối ưu chi phí setup quầy thu ngân cho siêu thị mini, shop và các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ

Trong tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay, ảnh hưởng bởi địa dịch Covid-19 cũng như chiến sự dẫn đến tình trạng lạm phát, giá xăng dầu tăng, việc tiết kiệm chi phí mở cửa là một vấn đề mà chủ các siêu thị mini, chủ các shop, các cửa hàng có quy mô từ nhỏ đến vừa đang rất quan tâm. Sau đây là một số gợi ý từ HTmart giúp bạn tối ưu chi phí setup quầy thu ngân mà bạn có thể tham khảo.

Lựa chọn két thu ngân phù hợp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại két thu ngân với nhiều thương hiệu khác nhau. Với mỗi thương hiệu thì sẽ có giá khác nhau. Hiện nay tại Việt Nam, các loại két thu ngân đang được ưa chuộng đến từ thương hiệu Datapos, Sangchen, Maxcode,Antech,.. với khoảng giá dao động từ 750.000 đến 1.300.000. Việc lựa chọn két thu ngân phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí. 

Đối với các cửa hàng hay shop có quy mô nhỏ, bạn có thể thay thế két đựng tiền bằng những hộp đựng hoặc tận dụng ngăn kéo bàn thu ngân để sử dụng thay cho két thu ngân. Lưu ý, bạn chỉ nên áp dụng phương pháp này với cửa hàng và shop có quy mô nhỏ và số lượng khách dự kiến không quá đông, nếu không, có thể sẽ gây thất thoát hoặc nhầm lẫn trong quá trình thanh toán.

Bàn thu ngân có thể sử dụng bàn sẵn có

Để tiết kiệm chi phí setup quầy thu ngân, các siêu thị mini, cửa hàng và các shop có quy mô nhỏ có thể tận dụng bàn sẵn có để làm bàn thu ngân, thay vì việc phải mua bàn thu ngân mới. Điều này sẽ giúp tiết kiệm được một khoản chi phí. Ngoài ra, khi sử dụng bàn sẵn có, bạn có thể decor lại theo ý muốn để phù hợp với không gian chung.

Thay thế máy Pos bằng máy tính/laptop

Việc sử dụng máy Pos cho quầy thu ngân sẽ mang đến sự thuận tiện và chuyên nghiệp hơn cho quá trình quản lý và thanh toán. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí setup cho quầy thu ngân, các chủ cửa hàng, shop và các siêu thị mini có thể thay thế máy Pos bằng máy tính để bàn hoặc laptop. Máy tính hoặc laptop vẫn được cài phần mềm bán hàng như máy Pos, và điểm khác biệt là đối với máy Pos thì sử dụng màn hình cảm ứng còn máy tính/laptop thì không.

Trên đây HTmart đã nêu ra một số thông tin về các thiết bị cơ bản cần có cho quầy thu ngân và một số cách để tối ưu chi phí setup quầy thu ngân cho các siêu thị mini, shop, cửa hàng có quy mô nhỏ mà bạn có thể tham khảo. HTmart hy vọng qua bài viết này, bạn có thể setup quầy thu ngân của mình với đầy đủ các tính năng mà vẫn tiết kiệm chi phí.