Máy tính di động và vai trò của máy tính di động trong quản lý kho hàng

1. Máy tính di động là gì?

Máy tính di động (mobile computer) hay còn gọi là máy kiểm kho,  là một thiết bị cầm tay được sử dụng để thu thập dữ liệu và thực hiện các tác vụ khác nhau trong môi trường kho hàng. Các thiết bị di động như vậy trực quan, có giao diện thân thiện với người dùng và hệ điều hành như Android hoặc Windows Mobile. Ngoài ra, hầu hết đều nhỏ gọn, nhẹ và có thiết kế chắc chắn khiến chúng trở nên hoàn hảo cho môi trường nhà kho. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách chúng hoạt động.

2. Máy tính di động hoạt động như thế nào?

Máy tính di động (mobile computer) kết hợp PC và các chức năng quét (giống chức năng quét của máy quét mã vạch (barcode scanner)) vào một thiết bị duy nhất, có thể được trang bị các ứng dụng phần mềm tùy biến (custom software) hoặc có sẵn để thực hiện các tác vụ hàng ngày, chẳng hạn như giám sát việc giao hàng , theo dõi tài sản và quản lý hàng tồn kho. Và bởi vì máy tính di động (mobile computer) chạy trên các hệ điều hành quen thuộc như Windows, Android và Linux, chúng cung cấp chức năng tương tự như máy tính để bàn (desktop) hoặc máy tính xách tay (laptop).

Máy tính di động được cung cấp bởi bộ vi xử lý hay còn gọi là CPU hoặc bộ xử lý trung tâm và chip bộ nhớ. Chúng hoạt động bằng cách kết nối với mạng trung tâm thông qua một phần tử tần số vô tuyến truyền tín hiệu đi và nhận tín hiệu đến từ mạng không dây 3G hoặc 4G.

Bằng cách sử dụng các thiết bị này trong kho hoặc trung tâm phân phối, người quản lý kho có thể có khả năng hiển thị theo thời gian thực về theo dõi hàng tồn kho, quản lý hoạt động kho của họ hiệu quả hơn và thích ứng với việc thay đổi mô hình mua hàng của khách hàng nhanh hơn. 

Ở phần sau của bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về việc sử dụng máy tính di động trong quản lý kho. Có thể nói ở giai đoạn này, máy tính di động đóng vai trò then chốt trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho luồng thông tin giữa các bộ phận khác nhau của kho và các hệ thống quản lý kho khác.

3. Các loại máy tính di động phổ biến hiện nay

Các loại máy tính di động trên thị trường hiện nay rất đa dạng về mẫu mã, thương hiệu. Về cơ bản có thể phân loại máy tính di động thành 3 loại như sau:

3.1 Máy tính di động cầm tay (handheld mobile computer)

Đây là loại thiết bị di động phổ biến nhất được sử dụng trong hoạt động kho hàng. Chúng trông giống như điện thoại thông minh cỡ lớn và thường có bàn phím đầy đủ hoặc bàn phím để nhập dữ liệu. Một số kiểu máy có tính năng quét mã vạch tích hợp trong khi những kiểu máy khác có máy quét mã vạch bên ngoài kèm theo .

3.2 Máy tính đeo (Wearable computer)

Máy tính đeo được là một loại máy tính di động khác đang trở nên phổ biến trong cài đặt kho hàng. Các thiết bị này thường được đeo trên cơ thể, chẳng hạn như trên cổ tay hoặc cánh tay và cho phép nhân viên kho rảnh tay trong khi làm việc quản lý hàng tồn kho, dịch vụ thực hiện hoặc các hoạt động chuỗi cung ứng khác.

3.3 Máy gắn xe ( Vehicle mount computer)

Máy tính gắn trên xe được thiết kế để lắp đặt trong xe nâng hàng, xe tải và các loại phương tiện khác. Chúng thường đi kèm với một màn hình hiển thị lớn có thể được gắn trên bảng điều khiển hoặc bên trong xe. Một số kiểu máy còn có bàn phím kèm theo để nhập dữ liệu.

Các thiết bị này rất lý tưởng cho việc cài đặt nhà kho, nơi có nhu cầu theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực hoặc để quản lý các hoạt động của nhà kho từ bên trong phương tiện.

4. Quản lý kho và hệ thống quản lý kho

Trước khi thảo luận về cách sử dụng máy tính di động trong quản lý kho, điều quan trọng trước tiên là phải hiểu quản lý kho là gì và vai trò của hệ thống quản lý kho (WMS).

Quản lý kho là quá trình tổ chức và quản lý việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa và vật liệu trong kho. Về cơ bản, có 5 quy trình trong quản lý kho bao gồm:

• Theo dõi hàng tồn kho
• Chọn và đóng gói
• Nhận hàng và xếp hàng
• Vận chuyển
• Báo cáo

Quản lý kho đóng một vai trò quan trọng đằng sau hậu trường trong việc đảm bảo giao hàng đúng hạn. Để đạt được mục tiêu này, quản lý kho hiệu quả liên quan đến việc tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho để tối đa hóa việc lưu trữ hàng tồn kho của tổ chức, đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho, quy trình thực hiện hiệu quả và phối hợp liên lạc với nhà cung cấp và hậu cần của bên thứ ba để nguyên vật liệu đến và giao hàng đúng hạn .

Tuy nhiên, với nhiều yếu tố liên quan, việc tối ưu hóa quản lý kho hàng có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Đó là lý do tại sao nhiều tổ chức đang chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kho để được trợ giúp.

Hệ thống quản lý kho (WMS) bao gồm phần mềm và các quy trình giúp người quản lý kho tối ưu hóa việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa trong kho. Các chuyên gia kỳ vọng hệ thống quản lý kho sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 15,15% để đạt 4,83 tỷ USD vào năm 2026. WMS có thể độc lập hoặc hoạt động như một phần của hệ thống ERP hoặc giải pháp quản lý chuỗi cung ứng và vai trò của nó là giúp các nhà quản lý kho quản lý hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng, quản lý vận chuyển, quản lý lao động và quản lý bến tàu.

Tiếp theo, chúng ta hãy xem làm thế nào máy tính di động có thể được sử dụng trong quản lý kho kết hợp với hệ thống quản lý kho.

5. Vai trò của máy tính di động trong quản lý kho hàng

Một lợi thế chính của việc sử dụng máy tính di động trong quản lý kho là chúng cho phép tính linh hoạt và tính di động cao hơn. Máy tính di động có thể cho phép người lao động hoàn thành nhiệm vụ khi đang di chuyển mà không cần phải liên tục quay lại máy trạm trung tâm, do đó nâng cao hiệu quả và năng suất tổng thể.

Dưới đây là một số cách cụ thể mà máy tính di động có thể tăng cường quản lý kho hàng:

5.1 Quét nhãn mã vạch và thẻ RFID

Nhiều nhà kho ngày nay sử dụng máy tính di động để quét nhãn mã vạch và thẻ RFID, do đó cho phép theo dõi hàng tồn kho hiệu quả và chính xác. Công nghệ như vậy cũng cho phép quản lý các quy trình vận chuyển và nhận hàng dễ dàng hơn. Ngoài ra, nó có thể cung cấp dữ liệu có giá trị để phân tích và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

5.2 Ghi, lưu trữ dữ liệu

Máy tính di động cũng cho phép thu thập dữ liệu nhanh hơn trong kho. Điều này bao gồm các tác vụ như thu thập chữ ký trên biểu mẫu giao hàng, cập nhật mức tồn kho hoặc gửi đơn đặt hàng cần thực hiện. Ví dụ: nhân viên có thể chụp ảnh bằng trình chụp ảnh hoặc máy ảnh tích hợp để ghi lại tình trạng của hàng tồn kho và tải lên WMS thông qua kết nối dữ liệu di động hoặc mạng Wi-Fi.

5.3 Giao tiếp theo thời gian thực

Ngoài việc được sử dụng để thu thập dữ liệu, máy tính di động còn bao gồm nhiều tính năng khác như giao tiếp báo chí để truyền. Điều này cho phép giao tiếp theo thời gian thực giữa công nhân và người quản lý, do đó tăng cường sự phối hợp trong kho.

Bây giờ chúng ta đã hiểu một số cách máy tính di động có thể được sử dụng để tăng cường quản lý kho hàng, đã đến lúc chúng ta đánh giá và lựa chọn máy tính di động phù hợp để xem xét trong phần cuối cùng của bài viết này.

6. Một số lưu ý để chọn máy tính di động phù hợp 

Có một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn máy tính di động phù hợp để quản lý kho. Dưới đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc và trả lời trước khi ra quyết định mua máy:

6.1 Thiết bị sẽ được sử dụng trong môi trường nào?

Hầu hết các máy tính di động đều có một mức độ chắc chắn nhất định được tích hợp trong thiết kế của chúng. Nếu thiết bị phải tiếp xúc với nhiệt độ khắc nghiệt, độ ẩm, bụi bẩn hoặc có nguy cơ bị rơi từ độ cao nhất định, thì bạn nên xem xét các máy tính di động chuyên dụng có độ chắc chắn cao được tích hợp bên trong.

6.2 Thiết bị sẽ chạy trên hệ điều hành nào?

Máy tính di động có sẵn nhiều hệ điều hành bao gồm Android, Windows hoặc phần mềm WMS chuyên dụng. Điều quan trọng là phải chọn đúng hệ điều hành có thể hỗ trợ hiệu quả hệ thống quản lý kho và tích hợp với giải pháp phần mềm hiện có.

6.3 Yêu cầu về mã vạch

Các yêu cầu quét có thể khác nhau tùy thuộc vào loại mã vạch, tần số và phạm vi. Các thiết bị di động khác nhau có các mức chức năng quét khác nhau, chẳng hạn như quét mã vạch 1D và 2D. Các tổ chức cũng có thể cần xem xét các thiết bị hỗ trợ khối lượng quét cao hoặc khả năng quét tầm xa.

6.4 Thiết kế của máy 

Có một số tùy chọn yếu tố hình thức có sẵn. Một số đi kèm với báng súng ngắn mang lại tính công thái học tốt hơn cho việc quét khối lượng lớn. Những người khác đi kèm với bàn phím vật lý vì hầu hết các màn hình cảm ứng không thể theo dõi các ngón tay đeo găng. Yếu tố hình thức đi cùng phụ thuộc rất nhiều vào chức năng công việc và hoạt động của kho vào cuối ngày.

Máy tính di động có thể nâng cao đáng kể các hoạt động quản lý kho bằng cách cho phép theo dõi hàng tồn kho hiệu quả và chính xác hơn, thu thập dữ liệu nhanh hơn và liên lạc theo thời gian thực. Điều quan trọng là phải xem xét các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của hoạt động và quản lý kho khi lựa chọn máy tính di động phù hợp để xem xét. Hãy liên hệ với các chuyên gia của HTmart để biết thêm thông tin về máy tính di động và quản lý kho.